Doce tareas de empresa que ya puede resolver con un clic

Estas son tareas que he visto automatizar en empresas pequeñas y medianas. Ninguna requiere un proyecto de meses: la mayoría se monta en días y el ahorro se nota enseguida.

Atención al cliente y ventas

• Redactar el borrador de respuesta a una consulta habitual, listo para revisar y enviar.
• Convertir las notas de una visita comercial en un presupuesto con el formato de la empresa.
• Clasificar los mensajes que entran por urgencia y tema, y avisar a quien corresponda.
• Resumir el historial de un cliente antes de una llamada, en tres líneas.

Administración

• Extraer los datos de facturas y albaranes en PDF y volcarlos a una hoja o al programa contable.
• Revisar contratos buscando cláusulas concretas y señalar lo que se sale de lo habitual.
• Preparar el resumen semanal de indicadores a partir de varias fuentes.

Marketing y contenido

• Convertir un artículo en publicaciones para redes, con el tono de la marca.
• Generar variantes de anuncios para probar, partiendo de los que ya funcionan.
• Transcribir y resumir vídeos o reuniones, con las tareas pendientes separadas.

Operaciones

• Redactar partes de trabajo a partir de un audio dictado por el técnico en el coche.
• Traducir documentación técnica manteniendo el formato y la terminología propia.

Cómo calcular si merece la pena

Multiplique las veces que se hace la tarea al mes por los minutos que cuesta. Si sale por encima de cuatro horas mensuales, automatizarla se paga sola en menos de un trimestre. Por debajo, probablemente hay algo más urgente que hacer primero.

Preguntas frecuentes

¿Esto sustituye a alguien del equipo?

En lo que he implantado, no: cambia en qué emplea el tiempo. La parte repetitiva se reduce y queda más margen para lo que sí requiere criterio.

¿Por dónde empiezo si no tengo ni idea?

Por una sesión con el equipo para localizar las tres tareas más repetitivas. Con eso ya hay proyecto para el primer mes.